Il continuo mutamento del contesto economico richiede una costante ricerca di miglioramento in tutte le aree interne dell’azienda, in particolar modo è importante mettere in atto tutte quelle azioni che permettono di ottenere una maggiore competitività.

 KD Inside

Organizza il tuo ufficio e le informazioni aziendali.

Il continuo mutamento del contesto economico richiede una costante ricerca di miglioramento in tutte le aree interne dell’azienda, in particolar modo è importante mettere in atto tutte quelle azioni che permettono di ottenere una maggiore competitività.Un aspetto rilevante riguarda le informazioni non strutturate come i documenti , fogli elettronici, file pdf, file archiviati,ecc, per i quali in genere il fattore di gestione e ricerca comporta un notevole dispendio di tempo da parte del personale ( si valuta un costo per addetto uguale o superiore al 20% del proprio tempo lavorativo). All’interno del Knowledge and Organization  Management ( conoscenza e organizzazione dell’ amministrazione ) KD Inside è possibile gestire anche le attività da svolgere o svolte, annotare informazioni utili per i singoli settori o per l’intera azienda, l’ assegnazione di attività da svolgere ai vari collaboratori compresa l’ acquisizione delle telefonate dal centralino e smistamento al personale con opzione di invio e-mail di notifica.
Con l’ausilio del motore di ricerca avanzato sarà possibile ricercare nel database qualsiasi informazione archiviata.

Per chi?

E’ indicato per tutte le aziende in qualità e non indipendentemente dalle dimensioni  e dal numero di addetti.
Permette di seguire un a routine ben specifica e strutturata nella gestione interna di tutte le attività aziendali per settori e persone con la possibilità di integrare i moduli per la  gestione degli automezzi  delle attrezzature, matricole o cespiti
 

Principali modalità di utilizzo

Telefonate in entrata

Acquisizione delle chiamate dall’area centralino/reception con la possibilità di invio delle informazioni relative alla chiamata, ad esempio è possibile indicare il nominativo l’oggetto la persona a cui inviare anche come e-mail la ricezione della chiamata.
Il messaggio viene acquisito e registrato centralino/reception ed inviata l’annotazione al destinatario ove non sia presente nel posto di lavoro o già impegnato e di cui non è possibile passare la chiamata.
Nell’eventualità di ricezione di una chiamata direttamente dall’interessato sarà comunque possibile annotare l’oggetto il nominativo la data e ora ed archiviare.
   
 

Telefonate in uscita

 Ogni operatore potrà annotare tutte le telefonate indicando tutte le informazioni necessarie in KD inside
Per tutte le attività sopra elencate sono a disposizione una serie di indicatori che permetteranno di gestire in modo personalizzato le informazioni inserite con l’utilizzo di particolari indicatori:
 
Stato                            Non iniziato-in corso-completata-in attesa-rinviata-evaso
Priorità                         Bassa-Normale-Alta
Stato avanzamento    0-100%
Registrazioni vocali   oltre alla nota scritta sarà possibile registrare vocalmente ulteriori note

Contatti

Un’altra attività potrebbe essere riferita ad attività specifiche come la gestione del recupero crediti e contatti con il cliente, attività collegate all’area amministrativa, o collegate ad altri settori.

Allegati 

In tutte le attività l’operatore potrà allegare dei documenti file immagini, questa forma di archiviazione permetterà la possibile consultazione in qualsiasi momento e per gli operatori abilitati.
All’inserimento degli allegati sarà possibile indicare la visibilità dei file inseriti, le tre opzioni possibili sono:
per utente (solo per l’utente che ha effettuato l’inserimento)
per settore(per tutti gli l’utenti che appartengono allo stesso settore di chi ha effettuato l’inserimento)
globale(per tutti gli operatori dell’azienda)

Protocollo

Come modulo di KD Inside o a se stante, “Protocollo” è un’applicazione di fondamentale importanza per le aziende strutturate che hanno la necessità di assegnare un protocollo alla propria corrispondenza in entrata e in uscita o ai vari documenti e file interni aziendali.

Planning  

Ogni operatore potrà gestire le proprie attività da svolgere e svolte.
Con delle maschere specifiche sarà possibile visualizzare gli impegni con il planning settimanale o mensile

Progetti / Commesse 

Nell’ambito della gestione delle attività è possibile indicare il progetto o la commessa di riferimento. Questo permette di avere delle informazioni indipendenti alle persone che hanno gestito il progetto e la visione globale da parte del responsabile permetterà di avere una visione globale compreso lo stato di avanzamento.
La visualizzazione ad albero di tutte le attività raggruppate per tipologia ed operatore permetterà di avere un controllo immediato dello stato di avanzamento.

Post-it

Questa utility permette di gestire delle annotazioni di cui non è necessario la gestione all’interno delle attività ma comunque può essere utile l’archiviazione automatica per un eventuale consultazione nel tempo anche dei post-it cestinati attraverso un motore di ricerca specifico.
Un post-it può essere gestito individualmente oppure inviato ad un altro operatore che utilizza KD Iside.

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